Todo lo que una persona puede imaginar, otros pueden hacerlo realidad.
Julio Verne
En muchas ocasiones, los empresarios no tienen en cuenta la importancia de separar los costos de los gastos, los cuales son usados de forma indistinta, dado que ambos representan desembolsos de dinero. Sin embargo, desde el punto de vista financiero deben ser diferenciados, ya que juegan un papel importante en el cálculo y la definición de los precios de los productos.
Actualmente, las organizaciones están en constante reformulación de sus estructuras, tanto a nivel operativo como comercial y financiero. Decisiones importantes —como introducir o retirar un producto, tercerizar algunos procesos para adelgazar estructuras, invertir en tecnologías, seleccionar proveedores estratégicos, etc. — son algunos de los factores por los cuales los costos y gastos deben ser identificados y comprendidos a cabalidad para cumplir con los objetivos propuestos en las diversas estrategias de la empresa (Aranda, 2020).
Diferencia entre costo y gasto
La diferencia que se puede establecer entre costo y gasto es básicamente que el primero corresponde a todas las erogaciones generadas para producir el bien o servicio y que puede ser recuperado vía precio. El costo de producir un bien puede incluir además de la materia prima básica, todas las partes requeridas para la producción del bien final, la depreciación de la máquina que apoyo su producción, los espacios ocupados por las maquinas, los costos de los operarios que están directamente relacionados con la producción, entre otros.
Los gastos por su parte, son todos los egresos generados para la venta y distribución del bien o servicio final; una vez producido, se encuentran una serie de gastos para su venta, que incluye, por ejemplo, comisiones por ventas, empaques, gastos administrativos y generales del punto de venta; entre otros, que afectan directamente el patrimonio de los socios, ya que se constituyen gastos directos de la actividad que disminuyen la utilidad.
En este sentido, es importante identificar dentro de las políticas contables de la empresa, que se considera en la empresa costo y que forma parte del gasto, de tal manera que se constituya una política permanente que no afecte el cálculo de diferentes indicadores.
Desde el punto de vista financiero, el objetivo principal de cuantificar el costo es determinar cuánto le cuesta a la empresa adquirir o producir los artículos y/o servicios que ofrece, lo cual sirve incluso, como una de las metodologías para poder definir el precio (Guerrero, 2023). Los gastos, por su parte, representan disminuciones en los beneficios económicos, que dan como resultado decrementos en el patrimonio, ya que afectan directamente el estado de resultados. En general, son las erogaciones que se destinan para la distribución y venta de un producto o servicio final, y deben ser considerados junto con los costos de producción como instrumentos básicos para el cálculo del punto de equilibrio operacional.
En contabilidad, la diferencia entre costo y gasto es que los costos son considerados inversiones que se identifican directamente con los ingresos, mientras que los gastos no se asocian con el retorno de la venta del producto o servicio. Esta interpretación, sin embargo, nunca deber ser considerada como un estándar de aplicación general. La clasificación de los diferentes costos y gastos de una empresa deberá ser un tema por definir en las políticas contables de cada empresa.
Los costos fijos y variables
De otra parte, las empresas a menudo tienen la concepción de que existen costos variables que los asocian al volumen de producción o ventas, y que sobre ellos poco hay que hacer; y, por otro lado, piensan que hay gastos fijos que no dependen del volumen de producción o ventas y se deben reducir a toda costa. La verdad es que los costos variables son muy relevantes y también deben ser evaluados, sobre todo, si se considera que dentro de ellos viven unos que se comportan como fijos.
La clasificación propuesta ahora, se basa en que no solo los gastos, sino que algunos costos se comportan como fijos, y deben ser evaluados, ya que ayudan a visualizar el nivel de riesgo que presenta la compañía cuando se enfrenta a entornos altamente volátiles como los de hoy en día. O, también permiten medir qué tan eficiente se desarrollan los diferentes procesos dentro de la empresa al compararlos con un mercado cambiante.
Los costos variables, que actúan como fijos de producción y que en muchas ocasiones tienen poca influencia en el volumen de producción, son, por ejemplo: el costo del operario disponible para la máquina, la depreciación de maquinaria, el mantenimiento de las maquinas, el arrendamiento de la fábrica, entre otros. Por otro lado, los fijos que se mantienen iguales en el corto plazo pueden ser: el personal administrativo, la papelería, el internet, las comunicaciones, el mantenimiento de vehículos, la depreciación de bienes administrativos, la amortización, entre otros; y todos ellos, deben contar con un análisis permanente sobre cómo reducirlos y optimizarlos.
Por otra parte, existen también algunos gastos que se comportan como variables. Los costos variables que dependen del volumen de producción o ventas son la materia prima, la mano de obra directa, la energía para mover maquinas, los insumos para la producción, entre otros. Los gastos que no dependen del volumen de producción y se comportan en forma variable son la capacitación, la publicidad, los gastos financieros, entre otros. Deben ser revisados periódicamente por las condiciones cambiantes del mercado.
Definir una estrategia de precios, de descuentos y promociones, de introducción o retiro un producto, y hasta de tercerización de un proceso es viable en la medida que se tenga una estructura de costos bien definida. A menudo, se cree que reducir los costos y gastos fijos es reducir la planta de personal, cuando empresarialmente se sabe que en las actuales condiciones es uno de los factores críticos más difíciles de conseguir hoy en día.
La IA en la estrategia para reducir los costos
Por el lado de los costos y gastos variables, habrá un trabajo para hacer eficientes los procesos a través de las nuevas tecnologías que hay en el mercado, como el costo de los procesos que puede reducir la inteligencia artificial, por ejemplo, la autocapacitación, el uso de las redes sociales para la publicidad, mayores eficiencias en el momento de contraer la deuda, entre otras. (Guerrero, 2023)
Con referencia a la eficiencia de los costos y gastos, una reciente encuesta realizada por Microsoft (2024), titulada IA en micro, pequeñas y medianas empresas: tendencias, desafíos y oportunidades, señala que un 54% de las empresas reportan un uso frecuente de soluciones de IA, como por ejemplo bots, la plataforma ChatGPT y algoritmos con el fin de transformar las interacciones con los clientes y optimizar sus procesos internos. El estudio afirma: “El 2022 marco el comienzo de la era de la IA, abriendo un abanico de oportunidades para las MiPymes, con el acceso a avanzadas herramientas de análisis de datos, automatización y personalización, entre otras” (Microsoft, 2024).